Realizar un evento empresarial trae muchas ventajas para tu negocio ya que pueden servir para subir la moral y promover la convivencia entre los empleados, pero también para crear y estrechar lazos con clientes y asociados. Si deseas que tu evento sea todo un éxito, sólo tienes que seguir los seis sencillos pasos que te daremos a continuación.
Definir el tipo de evento y el objetivo a alcanzar
El modelo de evento empresarial que realices dependerá en gran parte del objetivo que quieras alcanzar. Si deseas obtener nuevos clientes y socios y profundizar la relación con los que ya tienes, puedes organizar una comida o desayuno empresarial, una fiesta o incluso un evento especial en honor al aniversario de tu empresa o a la presentación de un nuevo producto o servicio. Si en cambio, buscas generar un buen ambiente de trabajo entre tus empleados, se recomiendan los desayunos, las comidas y los festejos en ocasión de una fecha especial como la Navidad o el Día de las Madres, o incluir un coctel rompehielo o un coffee break durante una jornada exhaustiva con muchas juntas o actividades. Una vez que decidas tu objetivo y el tipo de gente al que irá dirigido tu evento, es momento de pasar a la siguiente fase.
Determinar el lugar y los alimentos
Ahora que sabes quiénes son los invitados, cuántos serán y cuál es el presupuesto del que dispones, comienza a buscar el recinto y el servicio de banquetes que mejor se acomode a lo que tienes en mente. La comida debe de ser suficiente para que los asistentes queden satisfechos, por su parte, tienes que revisar el lugar donde llevarás a cabo tu evento empresarial. Asegúrate que sea espacioso y esté bien equipado, sobre todo si deseas realizar actividades o presentaciones que requieran la instalación de proyectores, bocinas, luz y sonido, juegos, etcétera.
Planear las actividades
Si tu evento empresarial será algo más que una comida sencilla, tendrás que planear detenidamente todas las actividades que se llevarán a cabo para lograr el efecto deseado en tus asistentes. Realiza una lista de todo lo que se realizará y elabora un itinerario claro y ordenado. La planificación cuidadosa y constante de los elementos que compondrán tu evento es fundamental para que éste sea todo un éxito.
Mandar las invitaciones/promocionar el evento
Este paso depende del tipo de evento empresarial que organizarás, si se trata de algo interno entre los empleados o clientes y socios muy allegados, se recomienda mandar invitaciones a todos los asistentes. Por otro lado, si es algo masivo dirigido a un público en general con el fin de atraer a nuevos clientes y socios, será indispensable anunciar el evento en redes sociales y medios de comunicación. El marketing es la clave para que más personas asistan y conozcan tu marca.
Al mandar las invitaciones o poner los anuncios, recuerda incluir un programa con las actividades que se realizarán para que los asistentes vayan preparados.
Incluir regalos corporativos
Una vez terminado el evento se recomienda obsequiar artículos promocionales o regalos corporativos a los asistentes. Tus empleados, clientes y socios se sentirán apreciados, además de que crearás un impacto en las personas que piensas atraer a tu empresa. Los regalos corporativos deben ser atractivos y útiles para que sean realmente efectivos.
Evaluar el evento
Finalmente, queda la evaluación de tu evento empresarial, anota todo lo que se realizó y qué cosas funcionaron y cuáles no tanto, de esta manera podrás hacer que tus eventos futuros sean más exitosos.
Con estos consejos podrás realizar eventos empresariales que tendrán un impacto entre tus asistentes. Si tienes dudas, no vaciles en consultar a un experto.