La recepción de invitados es un tema muy importante al momento de planear tu boda, es uno de los primeros contactos que tendrán tus invitados con el evento y claro que la primera impresión cuenta y mucho. Seguramente has asistido a un par de eventos en los cuales te dejan afuera hasta el momento exacto de la recepción y que cuando inician con el ingreso de invitados el personal es súper lento y las filas comienzan a formarse. En este blog te daré algunos consejos para que esto no te suceda y el flujo de la entrada sea bastante rápido y tus invitados disfruten desde el minuto cero de tu boda.
Primero tenemos que pensar en el número de invitados que tendrás, no es lo mismo coordinar la entrada de 100 personas que de 400, el sistema que puedes emplear puede ser muy diferente y es necesario que tengas el más adecuado y el que más se ajuste a la temática de tu boda.
En eventos pequeños, eventos de 50 a 100 personas el acomodo puede resultar bastante sencillo en teoría, pero no dejes nada al azar, para empezar puedes tener una recepción diferente. Poner un tablón con algún obsequio para los invitados y que en ese pequeño detalle incluya nombre y número de mesa a la que va el invitado. No porque sea un evento pequeño deja de ser complicado, asegúrate de dejar muy bien marcado en la mesa alguna señalética como inicial del apellido paterno para que los invitados puedan buscarse fácilmente, si tu presupuesto lo permite puedes contratar una hostess que ayude a los invitados a encontrarse con mayor facilidad. No olvides proyectar el mapa del evento para que sepan exactamente donde se encuentra la mesa a la que se dirigen. También cuida que los números de mesa sean bastante visibles y fáciles de identificar.
Para eventos medianos, de 150 a 250 invitados el acomodo tiene que estar acompañado de un registro, aún puedes aplicar la idea anterior pero con personal adicional para que todo vaya rápido, tener 150 obsequios y tener que buscar tu nombre no es fácil si no conocer el sistema que se está utilizando. Si quieres algo más tradicional puedes tener registro y hostess que acompañen a los invitados hasta sus mesas, tradicional pero infalible. Lo recomendado es tener una hostess por cada 50 personas y a dos personas en recepción. Con esto no habrá fallas y todo irá bastante bien. Si no quieres abandonar la idea de los recuerdos las hostess pueden entregarlos en la recepción pero sin la complejidad de tener que buscar algo personalizado. Muy importante tener una lista con invitados de la novia y con invitados del novio, esto funciona como un filtro que ayuda a las personas que estarán en recepción.
Para eventos grandes, de 300 personas en adelante lo más recomendado es colocar una mesa de registro y dependiendo del número de invitados colocar de 2 a 5 personas en recepción. En eventos mayores de 400 personas coloca señalética cada persona en recepción será designada con un rango por ejemplo: apellido paterno de la A-F y así sucesivamente con todos los que estén en recepción, cuando comiencen a llegar los invitados podrán dirigirse directamente con el hostess que los asignará rápidamente a su mesa.
Eventos con cóctel, tener un cóctel de bienvenida es una maravilla porque nos da tiempo adicional para poder acomodar a los invitados. Si tú cóctel se realiza en un área diferente y separada al espacio donde se encuentran todas las mesas recomiendo que los hostess puedan tener papelitos con los números de las mesas ya que la mayoría olvida a que mesa fue asignado y terminarán volviendo a recepción para preguntar o peor, acomodándose donde quieran. Con los papelitos que pueden ser entregados desde el registro el acceso será mucho más rápido.
Otro consejo súper práctico es que los novios no deben de estar en recepción ya que obligadamente todos se detendrán a felicitarlos, platicar y tomarse fotos y aunque tengan a los hostess más rápidos se hará una fila impresionante de invitados esperando turno para abrazar a los recién casados. Si quieren fotos con los invitados escojan un lugar estratégico en el que no interfieran con la recepción y acomodo de invitados. Recuerden que algunos podrían llegar cargados e incluso cansados y querrán llegar primero a sus mesas.
Es muy importante que las listas que fueron hechas con tiempo y con todo el esfuerzo por ustedes sea respetado, es muy probable que algunos invitados quieran cambiarse de lugar los hostess al saber que todo fue premeditado lo negarán y lo más apropiado es que ustedes novios, también lo nieguen al menos hasta después del banquete. Estoy segura de que no querrás que estén moviendo lugares, sillas y plaqué en medio de todos los invitados. Para que el evento se vea ordenado y bien organizado tienen que tener los menos cambios posibles el día del evento.
Espero que estos consejos te sean de mucha ayuda y que en tu boda todo sea perfecto desde el primer minuto.
¡Te deseamos amor en el proceso!